《外贸英语函电》杨伶俐主编|(epub+azw3+mobi+pdf)电子书下载

图书名称：《外贸英语函电》

【作　者】杨伶俐主编

【丛书名】全方位商务英语系列教材

【页 数】 187

【出版社】 北京：对外经济贸易大学出版社 , 2015.05

【ISBN号】978-7-5663-1340-9

【价 格】26.00

【分 类】对外贸易-英语-电报信函-写作-高等学校-教材

【参考文献】 杨伶俐主编. 外贸英语函电. 北京：对外经济贸易大学出版社, 2015.05.

图书封面：

图书目录：

《外贸英语函电》内容提要：

全书内容融会并涵盖了进出口业务的流程，设计贸易关系的建立、资信调查、询盘和报盘、还盘、贸易条款蹉商、销售合同的销售确认书、订货和购货确认书、样品、支付、包装和运输、保险索赔以及代理等。以案例的形式讲解，并提供了丰富的练习题。

《外贸英语函电》内容试读

第一章

商务信函的组成

Parts of Business Letters

学习目标

回通过本章学习，了解英文商务信函的各组成部分。©熟悉英语商务信函的格式

⊙能够规范、正确、专业地写好商务信函的每一部分。

本章简要介绍了商务信函的基本构成，指出中国学生在进行英语商务信函写作时易犯的错误，并就普遍错误给予指导矫正。

商务信函是企业与外界沟通的主要形式，因为信函建立的是看得见的记录，方便日后查看，而且通过信函联系业务能够降低商务往来的成本。商务信函可以从潜在的客户那里获得信息、向客户提供新产品或服务信息、与客户协商等。信函写得好，可以为你赢得新的业务，有助于促进和发展同客户的关系：反之，则会导致失去客户。要写好商务信函并非易事，你不仅应具备相关的业务知识，还应该具备较扎实的语言基础，熟悉信函的书写形式和行文要求。

书写一封商务信函时，首要的问题就是信函各部分的顺序。但是，读者并不需要为此而熟记各部分的顺序。你只需要能熟练掌握Wod或其他类似的办公软件即可，因为在这些软件里有相应的信函模板。商务信函一般由标准7部分组成：

l.信头(the letter-head)

2.日期(the date)

3.封内名称和地址(the inside name and address.)

4.开头称呼语(the salutation)

5.信文(the message or the body of the letter)

6.结尾敬语(the complimentary close)

7.写信人签名或签署(the writer's signature and designation)

2外贸英语函电（第二版）

任何商务信函都必须包含这7部分，且以从上到下的顺序排列一这是写商务信函的一个规则。下面我们依次来讲这7部分的注意事项。

第一节信头

信头，顾名思义，就是信函的顶部，汉语又称作“信笺抬头”、“发信人地址”，指信笺或信纸上端的文字和图案，一般都是某一公司或机构的基本信息

信头的内容可以是寄信人公司的地址或是其他的可供收信人通信的地址，通常包括公司名称、地址、联系电话、传真、e-mail地址、公司网址、公司标志等。有的信头附有主要合伙人的姓名、经营的业务范围、分公司地址等：有的信头还包括公司负责人的姓名及职务、职称。

信头的作用在于方便收件人了解信函来自何处，并为回复提供联系方式。大多数公司一般使用印有本公司信头的特制信笺，用纸也很讲究。质量优良的信纸以及一个整洁、匀称的信头，还可以展示一个公司的风采，增强公司的信誉。

不同公司的信头样式有所差别：一般来说，人们喜欢将简单的信头放在信纸上端居中，将复杂的信头放在信纸的右侧或上下两端。在使用这种信纸打印信函时，一定要注意为信头留出足够的空间。对于私人商务信函，如求职信等，信头通常写在信纸的右上方。如果信函的长度超过两页，那么从第2页开始就不再需要信头了，只需写上页码、收件人姓名及日期。

下面列举了信头的一些例子：例1：

CIMC Container Co.Ltd.

CIMC Industrial Area,Daao Town,Xinhui District,Jiangmen City

Guangdong Province,529144

P.R.China

Te:0086-750-6245391;

Fax:0086-750-6245555:6245699

E-mail:peter@cimc.com例2：

Business Machines Import Export Corporation

2000 Century Boulevard Pudong,Shanghai 201206,China

Tel:(021)59000000

Fax:(021)59000001

以上例子只包含了信头中常见的几项，具体工作中的信头还可能更复杂。

第二节日

期

日期即某一封信正文前标注的年月日。这个日期可以是实际写信的那一天，也可以

第一章商务信函的组成Parts of Business Letters3

是预定发出信函的那一天。通常，在所有层次的商业交易中，日期都有着特殊的关系：它便于文件存档和信息查考，它也可能是确定某个订单是否已执行、账单是否已付款保修期是否已到等问题的决定性因素。因此，绝对不要遗漏商务信件中的日期。

日期在信头以下三行或四行。在齐头式信函格式中，一般把日期打印在左侧；在缩进式信函格式中，日期一般打印在右侧。

在商务英语书信中，日期的格式至关重要，错误的格式可能会引起误会或法律上的争端。以下是书写日期时需要注意的几点：

一、日期不能用数字的形式，因为美国和英国的日期表示法是不同的。例如，

12/7/2007在美国和其他采用美式日期表示法的国家中代表2007年12月7日，而在英国和采用英式日期表示法的国家，则表示为2007年7月12日：

二、“年”应完全写出，如2007，不能简写成07：

三、在正式信函中“月”最好不用缩写，而是完整地写出来；例如不要用“Jan.”代替“January”;

四、书写“日”可以用序数词，但最好用基数词：大多数情况下在省略了年份甚至月份时可以使用序数词表示日期。

下面的例子均为国际商务信函中比较通行的正确表达方式，请注意逗号的使用：28 February,2008

February 28,2008

Date:February 28,2008

Thursday,February 28,2008

第三节信内地址

信内地址又称为“封内地址”，是指收信人的姓名和通信地址，一船来说，封内地址应该包括下面诸条内容的一部分或全部：收件人的姓名和称呼、公司名称、街道地址城市名、州/省名、邮编和国家。尽管信封上已写有地址，但我们仍须在信中标明地址，这是因为信封一般都不予保留。而存档的信件本身必须要表明信是发给谁的。它通常放在日期下面2至4行的位置，与左边界对齐。信内地址和姓名的顺序如下：

l.收信人姓名(name of people addressed)

2.收信人职位、头衔(title of people addressed)

3.单位名称(name of organization）

4.门牌号码、街道名称(number and name)

5.城市、州和邮编(city,state,code)

6.所达国名称(country)

在英语中，zip code/postal code(即邮政编码)应当放在国名之前，因为邮编是一国国内的，不是全球性的，因此按照英语地址中先小后大的惯例，放在州、郡、省与国家之间。

地址中的逗号只用于同一行中区别两个不同级别的单位：邮编之后无须逗号：国家

4外贸英语函电（第二版）

名之后无须句号。

如果信函是写给个人的，那么封内地址要使用礼貌尊称Mss,Mr.或Ms.,如果适当的话，也可以使用职业称呼，如Dr。但切勿在姓名前使用两种称谓。有时封内地址还可以包括某个人在公司内部的职衔，根据视觉的美观平衡，可直接打印在姓名之后，或另起一行打印。如果信函是写给公司的，封内地址应包括公司的全称和地址。特别要注意的是，封内地址与信封上的地址必须完全一致。

例3：

Mr.Ma Guisheng

China International Exhibition Center

No.23,Fuxingmen Nandajie

Beijing 100031 China例4：

Ms.Linda Cook,Assistant

Direct of Public Relations3117 Avenue E

Washington 20103例5：

Dr.Robert Dixon

Dean of Student Activities

District of Columbia Polytechnic945 Avenue E.NY

Washington,DC 20025例6：

Ms.Sillian Johnson

Export Sales Manager

Block and Brown PLC35 Horizons Drive

Bough BN4 6KL

在写信内地址时，应注意以下几点：

一、中国地名的拼写形式需要遵循英语的方式，写作一个单词，音节之间不用连字符，首字母大写。如“上海”应当是Shanghai,不能写作Shang Hai,也不能写作

Shang-hai;

二、汉语的地址和单位名称可以连写、并行；而英语的单位名称和地址一般要分行，在英语商务化信函中，最好分作数行来写地址：

三、地址中的逗号只用于同一行中区别两个不同级别的单位；邮编之后不需逗号：国名之后也不需加逗号。

第一章商务信函的组成Parts of Business Letters 5

第四节称

呼

称呼是在信的开头对收信人所表示的敬语，称呼后面一般要紧跟姓氏或者姓名的全称。称呼可以包括收信人的职务和尊称。

称呼从左边顶格写起，写在信内地址下面空一行处。称呼的末尾一般要用逗号或冒号，Dear Sirs后面用逗号，Gentlemen后面用冒号。不过现在称呼后不加标点符号的现象越来越多。

普通信函中使用的礼节性称呼形式很多。其具体形式取决于写信人与收信人之间的关系。习惯上，商务书信中的敬语一般有以下几种情况：

一、第一次通信。如果不知道收信人的名字或职务，可以统称为Dear Sir或Dear

Madam.

二、认识对方。如果仅是认识对方但是没有太多的私交，可采用Dear Mr..后接其姓氏的形式，例如：Dear Mr..Williams,Dear Mr..Smith。

三、收信人与你早已熟识，在业务关系之外有一定私交。这时可以在Dar后面直呼其名，比如Dear John。但是如果在严肃的场合或者是信函的内容对事不对人，就必须采用正式的称呼。

四、如果已知收信人的职务、职称或其他头衔，可以用职务或职称来称呼。例如

Doctor Black,Dear Mr.president.

五、如果信是写给女性，无论她结婚与否，现在都趋向于使用“M$.”作为礼貌尊称。

第五节正

文

商务信函的内容是写信人信中要说的事情。写信人可以进行询问、回复、感谢、推销产品、索赔、催款、祝愿，等等。内容部分通常要分成若干合理的短段落，每段都有

一个主题。正文分开头、中间部分和结尾，每段之间要留出足够的空格。内容部分打印在称谓或主题下面。段落间单倍行距，太短的信可以双倍行距。若是简化格式的信（没有称谓)，则内容在主题下面空一行开始写。需两页或更多信纸时，应在续页上注明收信人名称、页数、日期。续页写法如下：

Ms.Allen Brook

Page 2

April 3,2007

或：

Ms.Allen Brook

Page 2

April 3,2007

一、开头语

开头语没有固定的写法，可以简单地说明写信的原因或要求，也可以提一下上一封信，相关的合同或文件，或使用生动的开头引起读者的兴趣，第一次通信时也可以简要介绍一下自己。开头语一般自成一段，文字简洁，与信的正文分开。示例如下：

6外贸英语函电（第二版）

Thank you for your inquiry of July 10.

Thank you for your inquiry of May 20,and appreciate your interest in our "Yiren"T-shirt.

We are writing to you in the hope of establishing business relations between us.

We read of your new patent product for new car in the newspaper.

We have been importers of medical apparatuses for many years.

二、正文

正文是信函的主题，也是最重要的组成部分。信的正文应该清楚简明、段落清晰、标点正确、结构匀称。撰写正文部分要注意以下两点：

1.主题要明确：正文中要清楚地指出写信的目的，说明主要内容：

2.入题要直接：在商务信函中要直截了当地传递信息，切忌拐弯抹角。

为了表述清楚，撰写商务信函时一般要划分段落，尽量一段只讲一个问题、一个事实或一个要求：如果来函问题较多，回信时可以加小标题分项回复；如果涉及两个以上的部门或者环节，可以分成两次回复或者写成两封信；如果一个段落包括一些想法，可以有效地以列表的形式表现出来，并通过项目编号和符号加以突出。

三、结尾

信的结束语可以重复一下刚刚说的事情，或发信人要做或希望收信人做的事，也可说套话，位置在正文结束之后，另起一段。

Looking forward to your early reply.

If you need any further information,please feel free to tell us.

信函用语应该遵循以下几个原则，即准确、清楚、简洁、具体、礼貌、体谅、连贯。

第六节结尾敬语

结束语是内容结束后的客气话，类似中文信函中“此致，敬礼”等。英文结束语常用的有Yours faithfully,Yours truly,Yours sincerely,等等。注意，只有第一个字母大写，后面的小写，末尾加逗号。结束语位于低于正文两行的位置，在签名的上方，同签名对齐。结束语一般可以放在信笺的中间，也可从信笺中间开始向右写。

结尾敬语根据语气的不同可以分为正式、非正式、亲密三种。正式用语包括Youstruly,Very truly yours,Yours very truly,Yours faithfully,Faithfully yours等；非正式用语包括Sincerely yours,Sincerely,Cordially,Cordially yours等；亲密用语包括Best wishes,.

As always,.Regards等。结尾敬语应当与称呼语配套使用。下面是几组常见的配套使用的称呼语和结尾敬语：

Dear sir(s)

Yours faithfully

Gentlemen

Truly yours

Dear Mr.Henry Yours sincerely

由于称呼语和结尾敬语的使用只是出于礼貌而对内容无影响，当使用结尾敬语时，绝不能够将其单独另页打印。万一出现这种情况，要么缩小信文行距，使其与信文打印在同一页上，要么重新排版，将信文的一部分内容移入下一页。

···试读结束···