《高效邮件工作法》 别让邮件绑架你的工作时间平野友朗PDF网盘下载

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有效的电子邮件工作方法 不要让电子邮件绑架你的工作时间 作者平野裕郎，1974 年出生，来自日本北海道。筑波大学人类学系（认知心理学专业）毕业后，曾在一家广告公司工作，2003年开始创业，现在是I Communication的CEO。

简介

如果您的工作符合以下任何条件，请阅读本书：

有太多未处理的电子邮件无法处理其他工作？

微信里总有红点？

钉钉随时未读，是否应该立即处理？

发送给客户的报价延迟了很长时间？

如何写一个需要领导确认的项目？

用“高效邮件工作法”改善业务沟通，解决一切效率问题！

在工作中，每天都有未完成和未读的电子邮件。不能保证质量和数量，不能保证数量。无论是与客户沟通，还是与公司沟通，你都已经筋疲力尽了吗？其实问题出在沟通上，导致：自己的意思没有传达给对方清楚，甚至被误解；用词不当导致尴尬；发错时间收不到反馈...

《邮件工作法》分析了很多高效率的人处理邮件的共同点，总结出5条基本规则：有目的的写，做视觉效果，让你的邮件更容易回复，用戳对方的内心语言，缩短邮件的处理时间。撰写电子邮件时，您可以：

√ 周五下午不要发重要邮件。

√ 不论重要性，按收到的先后顺序回复。

√ 提前考虑对方的想法。

√ 不用担心错别字和遗漏。

√ 邮件内容尽量简洁。

√ 回复邮件时“部分引用”对方邮件内容。

掌握了以上5条规则和细节并熟练运用，你不仅会掌握高效处理邮件的能力，还会建立高效商务沟通的思维和习惯，从而提高你的工作绩效！

图书特色

1、介绍高效人士处理邮件的5个基本规则，可重复用于微信、钉钉、QQ等社交软件等商务沟通场景。

2、真实案例丰富，书中案例都是专业人士日常遇到的各种问题，可读性和可操作性强。

3、作者是日本商务邮件协会会长。在他的日常电子邮件培训中，他已经审查和修改了 10,000 多封商业电子邮件。他有权威，有发言权。

目录

人们写电子邮件的效率如何

快速处理电子邮件的人也很有效率？ / 2

高效能人士这样写邮件 1：掌握“领导力”/4

高效的人写这样的电子邮件 2：不要做浪费的工作 / 6

高效的人写这样的电子邮件 3：没有优先级 / 9

高效的人写这样的电子邮件 4：先于他人的想法思考 / 11

高效能人士的 5 个关键 / 13

2有目的的写作

所有商业电子邮件都有一个“目的”/20

“6W+3H”/22 传达“目的”所必需的

在发送电子邮件之前构建脚本 / 26

根据预期写电子邮件 / 29

在最好的时候发送电子邮件 / 31

单词必须练习 / 34

发送电子邮件时不要害怕出错 / 36

3 视觉效果方面的工作

易于阅读和想阅读的电子邮件将被优先考虑 / 40

段和空白使文本美观/ 43

为了便于收件人理解而按部分列出 / 46

写邮件时要注意的7个要素 / 48

将电子邮件的目的放在首位 / 52

尽量缩短内容 / 55

4使电子邮件更容易回复

不会回复看起来很棘手的电子邮件 / 60

给你不认识的人写一封电子邮件，就像一封情书/62

先成为对方的粉丝/65

添加关键字，让收件人看到姓名/66就想打开邮件

发送提醒邮件时留下“一步” / 69

只要超过截止时间一秒，就可以问/72

设置选项以引发响应 / 75

注意情感交流/76

5 使用能打动对方内心的语言

用文字来打动对方/82

提前保留可用句子 / 83

将消极语言转换为积极语言 / 86

去掉多余的开口线/89

不要使用“当你有空时”/91

不要使用“允许我”/93

不要使用“我认为/我认为”/94

处理愤怒电子邮件的 3 个技巧 / 96

敢于提出尖锐的问题 / 99

注意不同表达的严重程度/101

6减少邮件的处理时间

减少电子邮件处理时间的 4 种方法 / 106

立即回复电子邮件 / 107

当你无法处理邮件时不要查看它/109

如果不能立即回复，请先回复“已收到”/111

快速回复部分引用 / 113

CC加的越少越好/116

适当使用电子邮件/119以外的联系方式

使用自定义短语快速输入 / 121

120% 使用模板 / 123

选择关键词实现速读/126

后记 / 129

优秀的试读

尽可能在最佳时间发送电子邮件

高效能人士也对发送电子邮件的时间很敏感。有人可能会问，“发邮件的时机有必要考虑吗？”

假设你面试了客户公司的负责人，你需要发一封感谢邮件，而你5天后没有发邮件，那么邮件可能不会有你的效果想。无论您的电子邮件多么真诚，如果发送得太晚，它可能就没有那么有效。

此外，会议纪要至少应在会议结束后的第二天发送，以使他们感到及时。如果是三四天后发送，对方可能记忆模糊，也可能质疑会议纪要的记录。

我现在如此关心电子邮件发送时间的原因是因为一个人的电子邮件。他的邮件内容很好，几乎可以给满分，但不知为什么，他的工作表现不是很理想，公司对他的评价也一般。

有一次我觉得很奇怪：“为什么你不能用这么高质量的电子邮件做好工作……” 答案是时机。他所有的电子邮件都发送得太晚，无法跟上对方。与客户协商后，一周后我开始发邮件跟进。这时，客户对商品或服务的印象已经淡化，商机也一一失去。

另外，无论你在处理投诉邮件时有多真诚，在收到投诉一周后才联系对方，只会让对方更加生气。

俗话说“趁热打铁”，电子邮件也是如此。如果你在对方印象深刻时不快速发送电子邮件，那么无论电子邮件写得多么好，你都不会得到好的结果。

一般来说，所有电子邮件的最佳回复时间不超过第二天。例如，对于接受采访的客户，应在会议当天或第二天中午之前发送一封感谢电子邮件，并附上采访摘要。发送给研讨会参与者的感谢电子邮件也是如此。如果能在第二天中午之前送出，就会让人觉得主办方很靠谱。

此外，高绩效者还会根据对方的工作情况考虑何时发送电子邮件最好。对方快下班的时候发邮件，对方一般不会马上查。高绩效的人会选择对方有足够时间处理邮件的时间段发送邮件，根据不同工作日的工作情况决定何时发送邮件。

从这个角度来看，在周五下午发送电子邮件尤为重要。很多人不想把工作拖到下周，所以他们强迫自己加班，发完邮件就回家。有些人利用周末的时间来整理剩余的工作，并在周一上班时及时发送。但这会导致其他人的收件箱在周一早上被新邮件填满......

如果对方实力不够，需要处理的邮件越多，处理疏忽的可能性就越大。所以高绩效的人不会在周五下午发送重要的电子邮件，因为此时发送的电子邮件与其他电子邮件混杂在一起，更容易被忽略或延迟。

有点离题，有人会说“我会在周末或深夜检查它，只要它是工作电子邮件！”我不推荐这种工作方式，我绝对不这样做。如果你这样做，就会让人觉得“这个人也在工作时间之外回复”，“这家公司也在周末工作”，所以就像我在上一章写的那样，你会陷入失控的状态工作。

一旦您给人的印象是您总是会回复电子邮件，就很难改正。因此，在工作时间处理电子邮件，切勿在工作时间以外查看您的收件箱。

还有一些邮件最好过几天再回复。例如，当对方在谈判中提出无理要求时，最好不要立即回复，否则会让对方觉得你没有认真讨论就做出了回复。即使你已经得出结论，被拒绝的邮件也会在两三天后发出，看起来这是你深思熟虑的结果。

另外，如果你想和麻烦的人保持距离，你也可以在几天后回复，逐渐淡化你们的关系。

我以前有过这样的经历。有人给我发邮件询问创业，我一开始回复热情，可以说我什么都知道，什么都说。后来，他的邮件越来越频繁，涉及的内容也越来越专业，超出了善意帮助的范围。跟他说再咨询要收费也没有用，这让我很不爽。所以，我会在三天到一周后回复，并与他保持距离......

另外，在遇到必须回复的邮件时，故意让回复邮件显得冷淡，或者让文字看起来像是从模板复制过来的，也是一种有效的方法。

总之，回复邮件并不是越快越好，最佳回复时间要结合“目的”来考虑。

说出来

如前所述，发送电子邮件的目的多种多样，从共享信息、发布指令到建立信任。在发送电子邮件以与某人建立信任关系时，不要轻易“承诺”。

我经常接到公司的销售电话，我需要他们销售的大部分产品，然后我拒绝了。不过，我对其中一些感兴趣，当我在电话中表达兴趣时，对方通常会说：“我稍后会通过电子邮件将详细信息发给你。”然而，有时我等又等。等等，也没有收到邮件。虽然我并没有全心全意地期待这些邮件，但既然答应发邮件却没有发，那会让我觉得对方错过了约会。这些小事很可能会降低人们对这家公司的信任。不只是邮寄，对于产品说明书、请柬等需要邮寄的物品，只要说要邮寄，就必须履行约定。如果做不到，一开始就不要轻易预约。高效的人在这些方面不会让对方失望，只要说“我会在 x 天内完成”或“我今天回公司收集细节并给你发邮件”之类的话，我们必须信守承诺，信守承诺。

为你的工作设定一个时间节点并跟随它，确实是一种“自导自演”，但在职场中，这样的姿态会让你大受欢迎。

对方对贵公司的产品感兴趣，所以你承诺将材料的PDF版本发送给他们。一旦你答应了，你必须发送它。如果你对对方说“选项可以改吗，我确认后联系你”，别忘了联系。

这样的行为看似微不足道，却可以加强工作中的信任关系，从而提高工作效率。

发邮件不怕出错

我在培训的时候注意到有些人写一封邮件要花15-20分钟，他们在写的过程中会反复确认一些细节，即便如此，他们还是不敢发……

经过沟通，我发现他们觉得邮件只有一个“正确”的答案，并且认为如果没有完美地写出邮件，就永远无法发送。所以，一个简单的收件人头衔也会让他们纠结很久——要不要加上公司名称？我需要添加职位吗？不应该是“全名+先生/女士”的格式吗？ ...最终，他们会在网上搜索“邮件地址礼仪”以找到“正确”的答案。这样一来，不难理解写一封电子邮件需要 15 到 20 分钟。其实邮件收件人的头衔并不是一件值得担心的事情（见第3章“写邮件要注意的7个要素”），临时职位、部门变动等情况并不少见. 写收信人的头衔时直接称呼“姓+先生/女士”，如“王先生/女士”，不会被认为是不礼貌的。

除了收件人的头衔外，有些人如果不一一检查，就永远不会发送邮件。说白了，没必要这么神经质。邮件内容会有一些问题，不用担心，发邮件就好了。当然，尽量减少拼写错误和打字错误。没有错误就好了，但希望你能想一想，发这封邮件的目的是什么？

假设您想给您的主管写一封电子邮件，报告在流通过程中发现了有缺陷的产品。如果您忙于检查错别字和错别字并考虑电子邮件的措辞半天而无法延迟发送，会发生什么？反之，如果及时上报情况，就算邮件有错别字，领导会不会责怪你？

当然，这只是一个例子，我的意思是我们需要考虑首先应该优先考虑什么。

因此，在紧急情况下，我不会过多关注输入或粒子的正确或错误，而是会重点检查可能导致致命的金额、日期、交易对手名称、公司名称等信息如有错误发生争议。

事后看来，我确实在发送的邮件中发现了错误，收件人应该有，但他们没有指出。相反，他们会感谢我及时回复他们的电子邮件。

发送完美的电子邮件是我们的理想。但如果追求完美错过了对方期望收到邮件的时间，邮件就失去了价值。我认为我们应该更加注重速度，为了“目的”而牺牲一点“正确性”是可以理解的。想想看，写邮件的时候是不是感觉更轻松了？